Consejos a la hora de hacer un procedimiento de codificación de activos

Un código es un nombre corto con el que es posible identificar de forma única un activo, una ubicación técnica, o en general, cualquier tipo de bien o servicio de una forma breve. En este artículo se repasan las principales características que debe tener un código y se indican normas y consejos a la hora de diseñar el sistema de codificación de los activos de una instalación.


 

Los códigos identifican los activos de forma única. Para cada activo debe asignársele un código único. Las normas a seguir para construir el código pueden ser elaboradas por la propia instalación, por una empresa externa, por estandarización dentro de la misma compañía o pueden seguirse estándares ya creados. Así, existen actividades, como la generación eléctrica, que disponen de sus propios estándares, como el código KKS creado por la asociación alemana VGB (www.vgb.org) para la identificación de activos de centrales eléctricas. 

La asignación de un código a cada equipo tiene al menos dos ventajas

  • Permite el tratamiento informatizado de los equipos, y por tanto, facilita la implantación de software de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO).
  • Permite identificar los equipos de forma abreviada, ya que un código rara vez tiene más de 20 caracteres y el nombre completo de un ítem puede tener varias decenas de caracteres. 

Para que pueda considerarse que un código está bien construido debe respetar al menos una serie de normas elementales:

  • Debe existir un código para cada centro, área, sistema, subsistema y equipo de la instalación.
  • El código de cada activo debe ser único. No puede haber dos activos con el mismo código, ya que podrían generarse confusiones e impide el tratamiento informático de dichos códigos. 
  • El código puede constar de números, letras y caracteres especiales, como guiones, asteriscos, etc. 
  • Con las letras incluidas en los códigos hay que tener especial cuidado. Se puede crear un código intuitivo, en el que las letras elegidas para definir cada área, sistema, subsistema, equipo, edificio, zona, etc. permita intuir de que ítem se trata. Pero hay que recordar que esta ‘intuitividad’ se dará solo en un idioma, y al cambiar de idioma el código ya no será tan intuitivo. Por tanto un código intuitivo no es en general internacionalizable. 
  • Para identificar cada nivel jerárquico deben utilizarse siempre el mismo número de caracteres. Así, si para el centro se decide utilizar dos caracteres, todos los centros deben ir identificados con dos y solo dos caracteres (ni uno ni tres). Lo mismo para el resto de los niveles jerárquicos. 
  • El código debe respetar la estructura jerárquica de los activos, de forma que leyéndolo sea posible identificar a qué centro o planta pertenece, a qué área dentro del centro, a qué sistema, etc., si se conocen las reglas de codificación que se han empleado. Así, un equipo debe ‘arrastrar’ en su código el centro al que pertenece, el área, el sistema y el subsistema.

 

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