EL MANTENIMIENTO, LA GRAN ASIGNATURA PENDIENTE
Las modernas instalaciones industriales son plantas complejas, que es probable que en el futuro inmediato puedan presentar algunos problemas relacionados con la selección de equipos, con comportamientos no previstos o con diseños mejorables, dependiendo fundamentalmente de la madurez de la tecnología empleada en su diseño y construcción. Pero a esos problemas técnicos hay que añadirle un problema más: la gestión del mantenimiento planteada por algunas de las instalaciones durante su fase de explotación. La deficiencias en la gestión del mantenimiento se observan en cinco grandes áreas: en la organización del personal, en el tratamiento de los puntos pendientes que se originaron durante la construcción de la planta y con los que se inició la fase de explotación comercial, la elaboración de un plan de mantenimiento perfectamente adaptado a las características de la planta, la selección del repuesto que permanecerá en stock para hacer rente a una avería, la selección de los medios técnicos y herramientas a utilizar por mantenimiento, la falta de investigación de la averías que se producen (lo que las convierte en muchos casos en recurrentes, e incluso, el mal que ha provocado en la industria la errónea implantación de las normas de calidad de la serie ISO 9000.
Organización del personal
El primer punto deficiente que se observa en la organización del mantenimiento en muchas plantas en operación comercial es la escasez de personal de mantenimiento. Las plantas industriales son en general instalaciones complejas, con decenas de averías constantes, con materiales que en muchos casos que no han sido elegidos entre los mejores y con defectos en la construcción. Algunas reparaciones son además complejas, ya que en el diseño de muchas instalaciones se busca un ahorro a corto plazo y no se diseñan con criterios de mantenibilidad. Pero si no se diseña pensando en el mantenimiento, esto provocará una carga mayor de trabajo en este departamento, y en muchos casos, esta carga adicional de trabajo no está correctamente contemplada en el diseño de la plantilla.
Los puntos pendientes de la construcción
La construcción de una instalación industrial y su entrega al cliente final supone generalmente la aceptación de la planta con miles de puntos pendientes, esto es, puntos que se han identificado que no cumplen con las especificaciones y que no han superado determinados controles. Es habitual en instalaciones industriales complejas cerrar el periodo de construcción y puesta en marcha e iniciar la explotación comercial con más de 10.000 puntos identificados como deficientes, que el constructor debe solucionar durante los primeros meses de explotación comercial de la instalación.
La implicación del departamento de mantenimiento en la resolución de esos puntos pendientes es mayor de lo que corresponde a su reparto de responsabilidades. La solución de estos puntos es responsabilidad del constructor, pero un exceso de celo profesional por parte del personal de mantenimiento, la necesidad de resolución rápida de algunos puntos pendientes que interfieren con la operación de la planta y la habilidad de algunos contratistas para esquivar su responsabilidad en una incorrecta ejecución de la obra, hacen que durante el primer año el tiempo dedicado a la solución de puntos pendientes de construcción supere en algunos casos el 50% de la actividad del departamento de mantenimiento. Esto no sería mayor problema si no fuera porque los recursos de mantenimiento son muy limitados. Por tanto, al derivar una buena parte de sus recursos a solucionar problemas fuera de su responsabilidad descuida su trabajo, esto es, el mantenimiento rutinario de la planta.
La primera consecuencia es que se pierde la oportunidad de diseñar e implantar desde el primer momento un plan de mantenimiento programado eficaz que evite averías e incidentes, necesidad que pasa a un segundo o tercer plano de prioridad; la segunda, que el personal de mantenimiento se acostumbra a organizar su trabajo en función de las crisis del momento (esto también se denomina ‘mantenimiento de crisis’, al atender prioritariamente el último problema grave que entra en el departamento); la tercera, que al cabo de unos meses, la planta presenta ya un estado de degradación que no se corresponde con su edad real.
Elaboración del plan de mantenimiento
La elaboración del plan de mantenimiento de mantenimiento programado responde a una necesidad: evitar averías. El plan de mantenimiento debe ser un instrumento pues que evite averías, que evite incidencias que resten disponibilidad. Esto requiere un estudio previo de las averías que se pretenden evitar, para diseñar a continuación un plan que las evite.
Por desgracia, el plan de mantenimiento no se elabora realmente así en la mayoría de las ocasiones, por muy lógico que lo anterior pueda parecer. El plan de mantenimiento no se elabora para evitar averías, sino para no perder las garantías de los equipos. La orientación es muy distinta, y su eficacia también lo es. En este caso, lo importante es cumplir con lo indicado por los fabricantes de los diferentes equipos, y poco importa si el fabricante elaboró sus instrucciones de mantenimiento pensando en cumplir un requisito contractual, si creyó que su equipo es el más importante de la planta y por tanto exige desmontarlo y cambiar todos sus internos una vez al mes o si estas instrucciones las elaboró un becario con poca experiencia. El plan de mantenimiento en muchas ocasiones es una simple recopilación de instrucciones de fabricantes sin ningún análisis por parte del equipo de O&M sobre su conveniencia o sobre su eficacia.
Repuesto en stock y gestión de materiales
La elección del stock de repuestos es otro de los grandes errores de un departamento de mantenimiento. En muchos de los casos de instalaciones industriales analizadas, no se ha realizado un análisis riguroso para la selección del stock de repuestos, sino que simplemente se elabora una lista a partir de las recomendaciones de los fabricantes, sin realizar ningún tipo de estudio sobre lo que se necesita o lo que no. El resultado es evidente: durante el primer año, casi el 50% de los incidentes que se producen suponen un tiempo de parada mayor del que podría resultar lógico, por falta de disponibilidad de repuestos. Además, más de las dos terceras partes de las piezas adquiridas no se usarán nunca, porque su probabilidad de fallo es muy baja.
Existen formas sencillas para decidir cuales deben ser las piezas que deben permanecer en stock teniendo en cuenta varios criterios (criticidad del fallo, tiempo de suministro, frecuencia de uso, probabilidad de fallo, posibilidad de emplear algún tipo de medida provisional, etc.). Sólo una acertada decisión de compra conduce a una alta disponibilidad de la planta. Este manual dedica un capítulo completo a la selección y gestión del repuesto.
Medios técnicos
Se echan de menos en la mayoría de las plantas industriales algunos medios técnicos de no muy alto coste pero de indudable utilidad: equipos de diagnóstico (cámara boroscópica, detector de ultrasonidos, cámaras termográficas, analizador de redes, etc.), herramientas mecánicas (tensor hidráulico de pernos, por ejemplo) o equipos avanzados para el mantenimiento de la instrumentación (calibrador multifunción, comunicador HART, etc.). Muchos de ellos han bajado enormemente su coste, y sin embargo, no forman parte de la dotación inicial de herramientas. En cambio, el taller suele estar dotado con herramientas de alto coste que no se usarán nunca, como un torno o una fresadora.
También se echan de menos los medios de elevación en muchas partes de la planta. Así, pescantes, argollas para anclar polipastos o un pequeño puente grúa en la zona de bombas de HTF (por ejemplo) ayudarían mucho al trabajo de mantenimiento y reducirían el tiempo invertido en una intervención.
La falta de investigación de averías graves
La máxima que rige muchas de las instalaciones actuales es que ‘las ave-rías se reparan y punto’. Este planteamiento es sin duda un grave error. La reparación sistemática de averías sin investigar y sin dar una solución rotunda a las causas que las provocan conducen a la repetición del problema en pocas semanas o meses. Y así, el estudio realizado por RENOVETEC en el año 2011 sobre las órdenes de trabajo de una planta de cogeneración a petición de su propietario, en el marco de una auditoría de mantenimiento llevada a cabo en dicha planta reveló que la mayor parte de las averías de los últimos seis meses (cerca del 90%) se han producido en al menos otra ocasión.
Los GMAO y la burocratización del mantenimiento
Los programas informáticos que ayudan en la gestión del mantenimiento deben ser eso, una ayuda, y no una traba burocrática. De convertirse en una herramienta engorrosa, acaban por ser un obstáculo y dejan de usarse de forma apropiada. Así, potentes herramientas informáticas de alto coste terminan convirtiéndose en un simple gestor de órdenes de trabajo, e incluso mejor que sea así, porque cualquier otra cosa provoca una burocracia insostenible.
El gran error no suele estar en la herramienta informática, sino en su implementación. La mayor parte de las implementaciones están mal realizadas. Como prueba, no hay más que comprobar la cantidad de horas que se invierten en la ‘alimentación’ de datos al programa; además, los informes se elaboran más tarde en base a aplicaciones informáticas independientes, como hojas de cálculo con introducción manual de datos, ya que en muchos casos la implementación realizada no aporta la información necesaria para la toma de decisiones. Así, es muy habitual que el cálculo de la disponibilidad de la planta (información de importancia capital) se realice en una hoja de cálculo sin conexión con el programa, ya que éste es incapaz de realizarlo.
La ISO 9001
La ISO 9001 se ha convertido en una herramienta ineficaz que no responde en absoluto a las necesidades de mantenimiento. Haber logrado la acreditación ISO 9001 no significa en modo alguno que el mantenimiento se realice correctamente, e igualmente, no tenerla tampoco significa que el mantenimiento que se realiza esté mal planteado. Por tanto, un sistema de calidad que debería indicar si la gestión del mantenimiento es buena o mala no sirve para ese fin.
Por el contrario, la ISO 9001 sí supone tener que destinar recursos a gestionar la burocracia que suponen siempre este tipo de normas de orientación documental. La pregunta que debe realizarse el responsable de una instalación es la siguiente: si supone una carga burocrática, un coste añadido, y no sirve para mejorar la gestión del mantenimiento, ¿cómo ayuda la obtención y mantenimiento de la acreditación ISO 9001 a obtener mejores resultados de mantenimiento en una instalación industrial?
Herramientas de gestión mal empleadas
Hay excelentes herramientas que ayudan en la gestión del mantenimiento y que no se usan habitualmente, generalmente por falta de tiempo o de formación de los técnicos implicados. Entre ellas cabe destacar tres:
- El análisis de averías. Analizar las averías ocurridas para tratar de buscar medidas preventivas que las evitaran (en forma de modificaciones de la instalación, de cambios del plan de mantenimiento, de cambios en procedimientos o de formación) tendría como resultado una reducción muy importante de averías repetitivas.
- RCM y el análisis de fallos potenciales. Si se logra identificar las ave-rías posibles y adelantarse a ellas, sin duda la disponibilidad aumenta y los costes de reparación disminuyen.
- Los balances de masa y energía. No hay herramienta más sencilla de implementar que el seguimiento de determinados parámetros que garantizan que la planta funciona dentro de su punto de diseño. Y ese seguimiento puede realizarse perfectamente desde un simple balance de masa y energía que estudie fundamentalmente lo que ocurre con los diferentes fluidos al atravesar los diversos equipos. Pueden estudiarse así todos los parámetros relativos al fluido térmico a su paso por el tren de generación de vapor, las bombas de impulsión o el sistema de almacenamiento térmico, e igualmente, todos los parámetros relativos al ciclo agua-vapor. Cualquier desviación sobre los valores esperados y previstos en el diseño de la planta revelará un problema a solucionar que aparta la instalación de su funcionamiento óptimo.